Por exemplo: podemos registrar que o "José" desempenha o papel de Diretor do Instituto Federal, indicando o início e o fim desse papel desempenhado. Mas precisamos registrar o documento que alçou aquela pessoa ao cargo de Diretor, como forma de garantir a qualidade da informação e sua rastreabilidade. Assim sendo, é oportuno indicar o instrumento legal que sustenta o papel desempenhado. No caso, é preciso registrar o número da portaria que teria sustentado a nomeação para o cargo em questão.